AI 업무 자동화, 중소기업은 어디서부터 시작하나 — 엑셀과 카톡으로 돌아가는 일을 시스템으로
반복 업무 목록 → 사람이 검토할 단계 → 데이터 연결 → 흐름 하나 구현. 엔큐솔루션이 자사 견적·계약 흐름과 고객 프로젝트에서 실제로 밟은 순서와 비용 범위(자동화 흐름 1건 80~200만원)를 정리했습니다.
결론부터 적습니다. AI 업무 자동화는 도구를 고르는 일이 아니라 매일 반복하는 일 하나를 고르는 일에서 시작합니다. 메일·첨부 분류, 견적 초안, 주간 보고서처럼 입력과 출력이 분명한 일 하나를 골라 흐름 하나를 만들고, 사람이 검토하는 단계를 어디에 둘지 정하면 절반은 끝납니다. 엔큐솔루션(NQ Solution)이 자사 운영 시스템과 고객 프로젝트에서 밟은 순서를 그대로 적습니다.
어떤 일부터 자동화하나요?
후보는 세 조건으로 고릅니다.
- 매일 또는 매주 반복된다
- 입력과 출력이 정해져 있다(메일이 오면 → 분류하고 → 담당자에게 알린다)
- 틀려도 사람이 바로 잡을 수 있다
세 조건에 맞는 일을 적어 보면 보통 열 개 안팎이 나옵니다. 그중 가장 자주 하는 일 하나를 먼저 만듭니다. 예상 견적 계산기의 «AI·업무 자동화» 유형에 적힌 예시가 그대로 후보입니다. 메일·첨부 자동 분류, 견적 초안 자동 작성, 주간 보고서 자동 생성.
시작 순서 — 네 단계
- 반복 업무 목록을 적습니다. 누가, 얼마나 자주, 어떤 도구(엑셀·카톡·메일)로 하는지까지 적습니다.
- 사람이 검토할 단계를 정합니다. AI가 만든 초안을 누가 보고 승인하는지, 틀렸을 때 어디로 돌아가는지를 먼저 정합니다. 엔큐솔루션은 검토가 필요한 결과마다 확인 단계와 담당자를 설계하고 견적서에 적습니다.
- 데이터 연결을 확인합니다. 지금 쓰는 엑셀·ERP·메일함에서 데이터를 꺼낼 수 있는지, 결과를 어디에 넣을지를 봅니다. 기존 도구를 버리지 않고 연결하는 쪽이 대부분 빠릅니다.
- 흐름 하나를 만들어 2~4주 돌려 봅니다. 잘 돌면 다음 흐름을 더합니다.
실제로 이렇게 만들었습니다
엔큐솔루션 자사 운영 시스템. 견적 → 계약 → 일정 → 유지보수 요청을 자체 시스템으로 운영합니다. 고객이 예상 견적 계산기에서 기능을 고르면 접수가 만들어지고, 견적서·계약서·일정이 고객 포털에 올라갑니다. 고객 프로젝트에 적용하기 전에 자사에서 먼저 돌려 본 흐름입니다.
하이브리드 AI 업무 자동화(자사, 2026 완료). 로컬 AI 모델과 외부 AI(GPT·Claude 등)를 함께 써서 웹과 PC 업무를 자동화했습니다. 외부로 보내면 안 되는 데이터는 로컬 모델이, 복잡한 판단은 외부 AI가 맡는 구조입니다.
티티조(TTJO) 컨설팅 견적 자동화(개발 중). 고객이 요구사항을 입력하면 AI가 분석해 견적 초안을 만들고, 담당자가 검토해 보내는 흐름을 공식 웹사이트와 함께 만들고 있습니다.
ERP 체험. 접수·견적·계약·일정을 한곳에서 관리하는 업무 관리 시스템을 nqsolutionai.com에서 체험할 수 있습니다. 이용에는 추천 코드가 필요합니다.
비용은 어떻게 잡나요?
엔큐솔루션 단가표 v1.1(2026-09-23 기준, 공급가·부가세 별도)에서 자동화 흐름 1건은 80~200만원(기준 120만원)이고, 접수·견적·재고처럼 화면과 데이터가 있는 업무 시스템은 200~600만원(기준 350만원)에 4~10주입니다. 외부 AI 사용료는 사용량에 따른 실비이며 제작비와 구분해 견적서에 적습니다. 흐름을 하나씩 더하는 방식이라 처음부터 큰 금액을 정하지 않아도 됩니다. 예상 견적 계산기에서 «AI·업무 자동화»를 고르면 같은 단가표로 범위를 볼 수 있습니다.
하지 않는 것
엔큐솔루션은 장비 공급·물리 설치·모의해킹·24시간 관제를 맡지 않습니다. AI가 모든 판단을 대신한다고도 말하지 않습니다. 검토 단계 없이 결과를 그대로 내보내는 자동화는 만들지 않습니다. 범위는 시스템·AI 자동화에 적어 두었습니다.
자주 묻는 질문
AI 업무 자동화를 도입하면 실제로 무엇이 줄어드나요?
반복 입력과 분류, 초안 작성 시간이 줄어듭니다. 업무 분석이 계약 범위에 있으면 자동화할 구간과 사람이 검토할 구간을 먼저 정하고, 그 구간만 만듭니다.
기존에 쓰던 엑셀이나 프로그램을 버려야 하나요?
아닙니다. 먼저 기존 시스템·데이터와 연결할 수 있는지 확인합니다. 유지할 도구와 추가할 자동화 구간을 견적서에 적습니다.
AI가 틀린 결과를 내면 어떻게 하나요?
검토가 필요한 결과는 확인 단계와 담당자를 설계합니다. AI는 초안을 만들고 사람이 승인하는 구조가 기본입니다.
AI 사용료는 따로 드나요?
외부 AI 사용료는 사용량에 따른 실비이며, 제작비와 구분해 견적서에 적습니다. 외부로 보낼 수 없는 데이터는 로컬 모델로 처리하는 구조를 함께 검토합니다.
작은 회사도 할 수 있나요?
가능합니다. 흐름 하나(80~200만원, 부가세 별도)부터 시작해 잘 돌면 다음 흐름을 더하는 방식이 작은 회사에 맞습니다.